Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Cơ Bản

Cơ quan kiểm dịch thực vật có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn thực phẩm và bảo vệ môi trường. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, được cấp bởi cơ quan này sau quá trình kiểm tra nghiêm ngặt, là một "hộ chiếu xanh" cho phép hàng hóa nông sản có thể được xuất khẩu, đảm bảo an toàn thực phẩm cũng như tuân thủ các quy định do nước nhập khẩu đặt ra.

Cách chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu hiệu quả

Để chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng như thế nào?

Cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan, giúp quá trình kiểm tra và thông quan diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Ngoài ra, bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình giao dịch. Thiếu sót hoặc sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có và gây thiệt hại cho cả hai bên.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Đây vừa là "vé thông hành" cho sản phẩm vừa là tài liệu để xác định mức thuế, bảo vệ quyền lợi của nhà sản xuất và người tiêu dùng, đồng thời thúc đẩy thương mại toàn cầu. Hàng hóa được sản xuất tại các quốc gia có hiệp định thương mại tự do có thể hưởng mức thuế ưu đãi khi xuất khẩu sang các nước thành viên.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức giống như một hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán. Bởi đây không phải là giấy tờ đòi tiền.

Tín dụng thư (L/C): Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại chứng từ này là cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do người bảo hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được nhận bảo hiểm.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau.

Một số chứng từ bắt buộc khác

Ngoài những giấy tờ trên thì một số chứng từ khác cũng cần phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)

Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Không thể thiếu tài liệu này trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Hợp đồng thương mại vạch rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên mua và bên bán, bao gồm:

BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU GỒM NHỮNG GÌ?

Để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng chúng ta cần một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường… Thông thường, trong một bộ chứng từ sẽ có chứng từ bắt buộc và chứng từ thường có. Trong bài viết này chúng tôi sẽ liệt kê những chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến.

Đây là những chứng từ mà gần như bắt buộc với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, do người xuất khẩu làm để đòi tiền người mua cho lô hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi...

Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ do người chuyên chở cấp nhằm xác nhận việc đã nhận được để vận chuyển.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia với cơ quan hải quan.

Đây là những chứng từ có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ được soạn bởi người bán để xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.

Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, trong đó cam kết người mua sẽ trả tiền cho người bán trong một thời gian nhất định.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà bảo hiểm sẽ được mua bởi người bán hay người mua. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ quan trọng, cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, C/O hợp lệ sẽ giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, nhầm xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch, để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)

Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Chứng từ xuất nhập khẩu rất đa dạng tùy theo từng lô hàng. Trong bài viết này, ngoài những chứng từ bắt buộc, chúng tôi đã liệt kê những chứng từ phổ biến thường gặp nhất. Để có một bộ chứng từ hoàn chỉnh cho lô hàng của mình, bạn nên tham khảo ở các điều luật và những chuyên gia, công ty xuất nhập khẩu trong ngành.

Xem thêm: Các kiến thức xuất nhập khẩu cơ bản cần biết dành cho người mới

Vừa rồi là bài viết giới thiệu về các loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu bạn gặp khó khăn trong giải quyết các loại giấy tờ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hãy liên ngay với chúng tôi, Nguyên Đức sẽ tư vấn và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Tại Nguyên Đức, chúng tôi không chỉ giúp bạn thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản mà còn hỗ trợ doanh nghiệp bạn tìm kiếm nguồn hàng từ xưởng sản xuất nước ngoài. Giờ đây doanh nghiệp bạn không cần phải chuyên về XNK cũng có thể dễ dàng nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu.

HÃY LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CỤ THỂ

Địa chỉ: 214 Hoàng Hoa Thám, P.12, Q.Tân Bình, TP.HCM

TEL: (028) 629 05 383 FAX: (028) 629 36 367

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trong bài viết dưới đây, Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ giới thiệu tổng quan về chứng từ xuất nhập khẩu, cũng như cung cấp chi tiết về bộ chứng xuất nhập khẩu (đây là những chứng từ cần có trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa)

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Ý nghĩa, vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu

Phân loại chứng từ xuất nhập khẩu

Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiVận đơnTờ khai hải quanPhiếu đóng gói hàng hóaChứng từ thường xuất hiệnGiấy chứng nhận xuất xứGiấy chứng nhận kiểm dịchGiấy bảo hiểm hàng hóaGiấy phép nhập khẩuGiấy phép xuất khẩuTín dụng thưChứng từ xuất nhập khẩu khácGiấy kiểm định chất lượngGiấy chứng nhận an toànGiấy chứng nhận kiểm tra phóng xạGiấy chứng nhận kiểm tra môi trườngSắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu như thế nàoThứ tự khi sắp xếp chứng từ như sau:

Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiPhiếu đóng gói hàng hóa (P/L)Vận đơnTờ khai hải quanTín dụng thư (L/C)Giấy phép xuất/ nhập khẩuGiấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q)Giấy bảo hiểm hàng hóa

Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩuĐa số chứng từ xuất nhập khẩu là tiếng Anh vì vậy rất nhiều bạn chưa biết cách đọc như thế nào, dưới đây Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết với từng lại chứng từ:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)Hợp đồng ngoại thương là chứng từ quan trọng bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán (nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu và nhận tiền, còn nhà nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.

Kết cấu hợp đồng ngoại thương: Gồm 3 phần

Tên và số hợp đồngThời gian lập hợp đồngThông tin người mua và người bán

Mô tả hàng hóa: Chất lượng, giá cả, số lượng, đơn vị tính, đóng gói, đơn giá, tổng tiền lô hàngĐiều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, phương thức vận chuyển, cảng xuất, cảng nhập,…

Thời hạn có hiệu lực của hợp đồngChữ ký và đóng dấu của đại diện mỗi bênNhững lưu ý khi soạn hợp đồng ngoại thương:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)Hóa đơn thương mại là hóa đơn do người bán lập, chứng minh thông tin về việc bán hàng giữa người bán và người mua.

Nội dung của hóa đơn thương mại

Thông tin người bán, người muaHàng hóaCơ sở điều kiện giao hàngĐiều kiện thanh toán và trao chứng từChi tiết về vận tảiCác thông tin khácChức năng của hóa đơn thương mại

Thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế XNK và bảo hiểmKhi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động XNKLà căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mạiNếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền.

Hóa đơn tạm thờiHóa đơn chiếu lệHóa đơn xác nhậnHóa đơn lãnh sựHóa đơn chi tiếtHóa đơn hải quanChứng từ thương mạiPhân loại:

Vận đơn đường biểnChứng từ vận tải đa phương thứcBiên lai gửi hàng đường biểnVận đơn hàng khôngChứng từ vận tải các phương thức khác

Bảo hiểm đơnGiấy chứng nhận bảo hiểmHợp đồng bảo hiểm

Hóa đơn thương mạiGiấy chứng nhận xuất xứPhiếu đóng góiGiấy kiểm địnhGiấy chứng nhận chất lượng, số lượngCác chứng từ khác

Phiếu đóng gói hàng (Packing List)Khái niệm: Phiếu đống hói hàng hóa là chứng từ do người bán lập, ghi thông tin về hàng hóa được đóng gói.

Sắp xếp kho chứa hàng.Bố trí được phương tiện vận tải.Bốc hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay thuê công nhân.Đóng gói hàng khi có trường hợp kiểm hóaNội dung:

Thông tin người mua, người bán.Cảng xếp hàng, dỡ hàng.Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóaSố hiệu hợp đồng.Điều kiện giao hàng.Vận đơn (Bill of Lading)*Vận đơn đường biển

Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.

Có thể chuyển nhượng vận đơn đường biển.Được phát hành 3 bản gốc nên cần kiểm soát trọn bộ 3 bản gốc đã phát hành.Phân loại:

Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, on Board, shipped, laden on Board, laden)Vận đơn nhận hàng để chở

Vận đơn hoàn hảoVận đơn không hoàn hảo

Vận đơn đích danhVận đơn theo lệnhVận đơn vô danh

Vận đơn tàu chợVận đơn tàu chuyến

Vận đơn đi thẳngVận đơn chở suốtNội dung:

Thông tin cơ bản về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…Thông tin về người vận tải, người gửi và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: Phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: Điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)Khái niệm: là chứng từ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.

Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá,…Thông tin về người khai hải quan: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…Tín dụng thư (L/C)Khái niệm: là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, cam kết thanh toán cho người bán khi người bán đáp ứng được các điều kiện quy định trong thư tín dụng.

Thông tin về người mở thư tín dụng, người thụ hưởng và ngân hàng phát hành: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng,…Thông tin về giá cả, phương thức thanh toán,…Thông tin về vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về các loại chứng từ cần thiết để xuất trình để nhận tiền thanh toán.Các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của tín dụng thư,…Giấy phép xuất nhập khẩuKhái niệm: là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.

Thông tin về người được cấp phép: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về loại hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về phương thức xuất nhập khẩu: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về thời gian hiệu lực: thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc của giấy phép xuất nhập khẩu.Các điều kiện khác như điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu,…Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Khái niệm: là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.

Thông tin về người cấp CO, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về xuất xứ hàng hóa: nước xuất xứ, cơ sở xác định xuất xứ hàng hóa,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận xuất xứ,…Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q)Khái niệm: là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa.

Thông tin về người cấp giấy chứng nhận kiểm dịch, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về kiểm dịch: kết quả kiểm dịch, kết luận về tình trạng kiểm dịch,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận kiểm dịch,…Giấy bảo hiểm hàng hóa (COA)Khái niệm: là chứng từ xác nhận an toàn của hàng hóa.

Thông tin về người bảo hiểm và người được bảo hiểm: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về vận chuyển: phương thức vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về bảo hiểm: mức bảo hiểm, các rủi ro được bảo hiểm,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy bảo hiểm,…

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng.

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn

Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v...

Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.

1. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.

Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.

2. Bảng kê chi tiết (Specification)

Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.

3. Phiếu đóng gói (Packing list)

Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.

Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).

4. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.

Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.

5. Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity)

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v... Giấy này có thể do công ty giám định cấp.

6. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity)

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

Chứng từ vận tải  là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là:

Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở.

1. Biên lai thuyền phó (Mates receipt)

Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.

Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.

2. Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)

Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.

3. Phiếu gửi hàng (Shipping note)

Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.

4. Bản lược khai hàng (Manifest)

Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.

5. Sơ dồ xếp hàng (Stowage plan - Cargo plan)

Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào.

6. Bản kê sự kiện (Satement of facts)

Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).

7. Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time - sheet)

Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc bốc/dỡ hàng.

8. Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies - ROROC)

Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.

9. Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR)

Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.

10. Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo - CSC)

Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency - VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.

Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading)

Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở. Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở. Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.

Trên đây là toàn bộ hóa đơn chứng từ cần có trong Xuất - Nhập khẩu mà bạn cần lưu ý.

Hai bên sau khi đã thỏa thuận xong thì hợp đồng có thể dựa theo form đơn vị xuất khẩu hoặc người mua hàng. Không có tiêu chuẩn cụ thể mẫu chung nào cho hợp đồng XNK vì yêu cầu của hợp đồng chỉ cần tối thiểu là hai bên hiểu được quyền và lợi ích của mình trong đó. Đến lúc phát sinh tranh chấp thì dựa theo bản hợp đồng giải quyết.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm hợp đồng, các giấy tờ liên quan đến việc thông quan, bảo hiểm và vận tải từ nơi người bán đến nơi nhập khẩu và các loại giấy tờ khác.